Code of Conduct

VERANTWORTLICH UND RECHTMÄSSIG HANDELN

Die Menke Gebäudeservice GmbH & Co. KG und die Menke Gebäudeservice GmbH nehmen ihre ökologische und soziale Verantwortung wahr: Wir bekennen uns zu den zehn Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen. Mit unseren Werten und Grundüberzeugungen haben wir unsere Unternehmenskultur auf ein Fundament des Vertrauens, gegenseitiger Wertschätzung und Toleranz gestellt. Der vorliegende Verhaltenskodex befasst sich ausschließlich mit der Beachtung der geltenden Rechtsvorschriften. Wir ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um rechtmäßiges Handeln unserer Führungskräfte und Mitarbeitenden sicherzustellen. Verantwortungsvolles und rechtmäßiges Handeln ist in unserem Unternehmen fest verankert und die Grundlage für unseren langfristigen Unternehmenserfolg. Das geltende Recht bildet den verbindlichen Rahmen für unsere vielfältigen unternehmerischen Aktivitäten. Für alle Mitarbeitenden ist es deshalb unerlässlich, die für sie relevanten Rechtspflichten zu kennen und sich mit Überzeugung für deren Einhaltung einzusetzen. Dies prägt auch unser Bild in der Öffentlichkeit und schafft Vertrauen in unsere Dienstleistungen und unseren Namen. Dieses Vertrauen ist die Basis für unseren Unternehmenserfolg. Rechtsverstöße führen hingegen zu gravierenden Nachteilen für das Unternehmen, etwa in Form von Bußgeldern oder Schadensersatzforderungen. Hinzu kommen mögliche Imageschäden als Anbieter von hochwertigen Dienstleistungen, die uns erheblich schwächen können.

In vielen Fällen kann auch schon der bloße Anschein einer Rechtsverletzung die Einstellung der Öffentlichkeit und die Haltung von Kunden oder Geschäftspartnern ungünstig beeinflussen. Mit der Beachtung geltender Rechtsvorschriften handelt jeder Mitarbeiter im Unternehmensinteresse. Rechtliche Verbote und Pflichten sind zu beachten, auch wenn sich dies aus Sicht des Einzelnen oder des Unternehmens als unzweckmäßig oder wirtschaftlich ungünstig darstellen mag. Rechtmäßiges Handeln hat im Zweifel immer Vorrang. Auf dieses Prinzip kann sich jeder Mitarbeitende verlassen. Es gilt selbst bei entgegenstehenden Anweisungen einer Führungskraft. Dieser Verhaltenskodex zeigt jedem Mitarbeitenden das Spektrum und die Schwerpunkte der relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen auf und verdeutlicht deren unbedingte Verbindlichkeit.

Die in diesem Dokument erläuterten Prinzipien gelten im Umgang mit allen Kollegen, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und öffentlichen Stellen und gilt an allen Standorten der Unternehmen.

Korruption/Kartellrecht/Zwangsarbeit/Kinderarbeit

Korruption

Im Umgang mit Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten) und staatlichen Institutionen werden die Interessen des Unternehmens und die privaten Interessen von Mitarbeitenden auf beiden Seiten strikt voneinander getrennt. Handlungen und (Kauf-)Entscheidungen erfolgen frei von sachfremden Erwägungen und persönlichen Interessen. Das jeweils geltende Korruptionsstrafrecht wird eingehalten. Unter anderem ist folgendes zu beachten:

Straftaten im Zusammenhang mit Amtsträgern:
Die Gewährung persönlicher Vorteile (insbesondere geldwerter Art wie Zahlungen und Darlehen einschließlich der Gewährung kleinerer Geschenke über einen längeren Zeitraum) durch unser Unternehmen und unserer Mitarbeitenden an Amtsträger (wie Beamte oder Mitarbeitende im öffentlichen Dienst) mit dem Ziel, Vorteile für das Unternehmen oder sich selbst oder Dritte zu erlangen, sind nicht erlaubt.

Straftaten im Geschäftsverkehr:
Geldwerte persönliche Vorteile als Gegenleistung für eine Bevorzugung im geschäftlichen Verkehr dürfen weder angeboten, versprochen, gewährt noch gebilligt werden. Ebenso dürfen im Umgang mit Geschäftspartnern persönliche Vorteile von Wert weder gefordert noch angenommen werden. Das Unternehmen auferlegt seinen Mitarbeitenden, dass sich diese keine entsprechenden Vorteile versprechen lassen. Geschäftsführung und Mitarbeitende unseres Unternehmens dürfen im Geschäftsverkehr keine Geschenke, Zahlungen, Einladungen oder Dienstleistungen anbieten, versprechen, fordern, gewähren oder annehmen, die mit der Absicht gewährt werden, eine Geschäftsbeziehung in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder bei denen die Gefahr besteht, die professionelle Unabhängigkeit des Geschäftspartners zu gefährden. Dies ist grundsätzlich nicht der Fall bei Geschenken und Einladungen, die sich im Rahmen geschäftsüblicher Gastfreundschaft, Sitte und Höflichkeit bewegen. Unser Unternehmen hat eine verbindliche Richtlinie zur Annahme und Gewährung von Geschenken, Einladungen zu Bewirtung und Veranstaltungen erlassen. Hierin sind Ausnahmen hinsichtlich angemessener geringwertiger und symbolhafter Geschenke, angemessener Geschäftsessen und angemessener Veranstaltungen des eigenen Unternehmens wie von Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten) geregelt. Diese Richtlinie kann auf Anfrage z.B. gegenüber bestehenden und potenziellen Geschäftspartnern kommuniziert werden. Unser Unternehmen stellt einen Ansprechpartner zur Verfügung, der kontaktiert werden kann, wenn Mitarbeitende unseres Unternehmens sich in einem Interessenkonflikt befinden, oder diese unsicher sind, ob ein Interessenkonflikt gegeben ist oder entstehen könnte.

Verhalten gegenüber Wettbewerbern (Kartellrecht)

Wir treten für den fairen Wettbewerb ein und achten ihn. Daher halten wir als Unternehmen die geltenden Gesetze ein, die den Wettbewerb schützen und fördern, insb. die geltenden Kartellgesetze und sonstige Gesetze zur Regelung des Wettbewerbs. Im Umgang mit Wettbewerbern verbieten diese Regelungen insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, Verkaufsgebiete oder Kunden zuteilen oder den freien und offenen Wettbewerb in unzulässiger Weise behindern. Ferner verbieten diese Regelungen Absprachen zwischen Kunden und Lieferanten, mit denen Kunden in ihrer Freiheit eingeschränkt werden sollen, ihre Preise und sonstigen Konditionen beim Wiederverkauf autonom zu bestimmen (Preis- und Konditionenbestimmung). Im Hinblick darauf, dass die Abgrenzung zwischen verbotenen Kartellen und zulässiger Zusammenarbeit problematisch sein kann, stellt unser Unternehmen für seine Mitarbeitenden einen Ansprechpartner zur Verfügung, der in Zweifelsfragen kontaktiert werden kann.

Zwangsarbeit und Menschenhandel

Unser Unternehmen lehnt jegliche Form von Zwangsarbeit und Menschenhandel ab.

Kinderarbeit

Unser Unternehmen beachtet die Regelungen der Vereinten Nationen zu Menschen- und Kinderrechten. Wir verpflichten uns insbesondere, das Übereinkommen über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung (Übereinkommen 138 der Internationalen Arbeitsorganisation) sowie das Übereinkommen über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit (Übereinkommen 182 der Internationalen Arbeitsorganisation) einzuhalten. Sieht eine nationale Regelung betreffend Kinderarbeit strengere Maßstäbe vor, so sind diese von unserem Unternehmen vorrangig zu beachten.

Grundsätze zur sozialen Verantwortung

Menschenrechte
Unser Unternehmen und unsere Mitarbeitenden respektieren und unterstützen die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte.

Diskriminierung
Unser Unternehmen verpflichtet sich, im Rahmen der jeweils geltenden Rechte und Gesetze jeder Form von Diskriminierung entgegenzutreten. Dies bezieht sich insbesondere auf eine Benachteiligung von Mitarbeitenden aufgrund des Geschlechts, der Rasse, einer Behinderung, der sozialen, ethnischen oder kulturellen Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Neigung. Wir haben die Richtlinien der Charta der Vielfalt unterzeichnet.

Gesundheitsschutz
Unser Unternehmen gewährleistet Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz im Rahmen der nationalen Bestimmungen. Gefährdungen werden analysiert und beurteilt und notwendige Maßnahmen eingeleitet und umgesetzt. Schwerpunkt ist die Analyse und die Unterrichtung von Mitarbeitenden über mögliche Gefahren und Schutzmaßnahmen. Wir stellen die anforderungsgerechte Schutzausstattung zur Verfügung und unterstützen als Unternehmen eine ständige Weiterentwicklung zur Verbesserung der Arbeitswelt.

Faire Arbeitsbedingungen
Unser Unternehmen achtet das Recht auf Vereinigungsfreiheit und die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden im Rahmen der jeweils geltenden Rechte und Gesetze.

Umweltschutz/ Tierschutz
Unser Unternehmen und seine Mitarbeitenden sind dem Ziel des Umwelt- und des Tierschutzes für die heutigen und künftigen Generationen nachhaltig verpflichtet. Gesetze, die zum Schutze der Umwelt und zum Tierschutz erlassen wurden, sind zu beachten. Unser Unternehmen geht sparsam mit Ressourcen um und hält die Einwirkung auf die Umwelt gering. Wir unterstützen unbedingt umweltbewusstes Handeln der Mitarbeitenden. Wir sind DIN EN ISO 14001-2015 umweltzertifiziert und werden jährlich extern auditiert.

Geschäftsgeheimnisse
Unser Unternehmen hat seine Mitarbeitenden verpflichtet, Betriebs- / und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Vertrauliche Informationen sowie vertrauliche Unterlagen dürfen nicht unbefugt an Dritte weitergegeben oder in sonstiger Weise zugänglich gemacht werden, es sei denn, dass hierzu eine Befugnis erteilt wurde oder es sich um öffentlich zugängliche Informationen handelt.

Lieferpartner

Unsere Absicht ist es, allen unmittelbaren und mittelbaren Lieferpartnern unsere Verhaltensrichtlinien zu vermitteln und die Einhaltung der Inhalte der Verhaltensrichtlinie Abschnitte 2. und 3. bei seinen Lieferanten bestmöglich zu fördern und diese aufzufordern, diese Verhaltensrichtlinie, insbesondere Abschnitt 2. und 3 ebenfalls zu befolgen. Weiterhin empfehlen wir unseren Lieferpartnern ihren Lieferanten zu empfehlen, ihrerseits ihre Lieferanten aufzufordern, diese Verhaltensrichtlinie zu befolgen. Näheres beinhalten auch unsere aktuellen Lieferrichtlinien.

Ferner verpflichten wir uns, die Grundsätze und Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes zu erfüllen und einzuhalten und bestmöglich in unserem beruflichen Alltag zu implementieren. Lieferpartner haben durch geeignete organisatorische Vorkehrungen darauf hinzuwirken, dass unsere Verhaltensrichtlinie durch unsere Lieferpartner, ihre Mitarbeitenden sowie deren Geschäftsführung respektiert und bestmöglich eingehalten wird. Dies geschieht insbesondere intern durch die Einführung und Aufrechterhaltung angemessener interner Kontrollen und Plausibilitätsprüfungen im B2B. Bei Abweichungsverdacht stimmt der Lieferpartner einer Auditierung bzw. mindestens einer Anhörung mit Stellungnahme in geeigneter Form zu.

Einhaltung

Es bleibt uns unbenommen, für uns und unsere Mitarbeitenden weitergehende Verhaltensrichtlinien mit höheren Anforderungen an ethisches Handeln einzuführen. Wir verpflichten uns, unseren Beschäftigten die in dieser Verhaltensrichtlinie geregelten Inhalte und die sich daraus ergebenden Verpflichtungen bekannt zu machen. Darüber hinaus verpflichten wir uns insbesondere durch Gestaltung und ggfs. Anpassung von Richtlinien und Prozessen darauf hinzuwirken, dass unser Unternehmen und unsere Geschäftsprozesse den Grundsätzen dieser Verhaltensrichtlinie entsprechen.